ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ & ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ Π.Ο.ΑΣ.Υ.
Δημιουργία-Υποβολή-Ενταλματοποίηση-Εκκαθάριση υπομνημάτων οδοιπορικών εξόδων Αστυνομικού Προσωπικού. Ψηφιοποίηση διαδικασίας.
ΣΧΕΤ: Α) N.4336/2015
Β) Κοινή Υπουργική Απόφαση Αριθ. 2/72000/0022/2001 ΦΕΚ Β΄- 1702/18-12-2001
Υφιστάμενη κατάσταση-τρόπος υποβολής υπομνημάτων οδοιπορικών εξόδων, αποσπάσεων και προσωρινών μετακινήσεων.
1. Για τη σύνταξη και υποβολή των υπομνημάτων οδοιπορικών εξόδων στην Αστυνομία ακολουθείται η ιδία διαδικασία από το έτος 2001 (ανωτέρω (Β) σχετική). Αρμόδιες είναι οι Γραμματείες των Υπηρεσιών Αστυνομικών που αποσπώνται ή μετακινούνται προσωρινά για ενίσχυση άλλων υπηρεσιών. Για τη σύνταξη και την υποβολή του υπομνήματος απόσπασης ή μετακίνησης για κάθε αστυνομικό απαιτούνται περίπου 100-120 σελίδες Α4 (εκτύπωση όλων των διαταγών, του Αρχηγείου, της Γενικής, της αντίστοιχης διεύθυνσης, πίνακες χιλιομετρικών - μιλιομετρικών αποστάσεων, κόμιστρα εισιτηρίων, βεβαιώσεις Ο-54 - Ο-55 - 0-59, φύλλο πορείας, υπηρεσιακή βεβαίωση απόσπασης, διαβιβαστικά εις τριπλούν, αποδείξεις ξενοδοχείων, διαταγές και αναφορές έγκρισης καθ΄υπέρβαση ημερών κτλ), ενώ όλα αυτά θα πρέπει να κρατηθούν ως φωτοαντίγραφα στο αρχείο κάθε υπηρεσίας. Παράλληλα, καταχωρούνται στην ηλεκτρονική εφαρμογή “Υπομνήματα αστυνομικού προσωπικού” τα στοιχεία της μετακίνησης (ημέρες μετακίνησης, ημέρες απουσίας, πρωτόκολλο κλπ).
2. Σε περίπτωση που κάποιος συνάδελφος συνεχίζει την απόσπαση ή προσωρινή μετακίνηση του για δεύτερο ή τρίτο μήνα, θα πρέπει να εκτυπωθούν όλες οι προγενέστερες διαταγές μετακινήσεις του και να επισυναφθούν στο υπόμνημα του καθώς και οι μεταγενέστερες. Επίσης όταν αλλάζει έτος και οιοσδήποτε συνάδελφος είναι αποσπασμένος, γίνονται δύο διαφορετικά υπομνήματα με τα ίδια έγγραφα εις διπλούν και διαφορετικούς πίνακες μετακίνησης (δηλαδή 2 Χ 120 σελίδες). Οι πίνακες μετακίνησης υπογράφονται από τον δικαιούχο συνάδελφο και τον Διοικητή και το διαβιβαστικό από το Διοικητή.
3. Επιπροσθέτως, σε όλα αυτά τα έγγραφα που αποστέλλουν οι γραμματείες των υπηρεσιών, ελέγχονται από τις κατά τόπους διαχειρίσεις των Διευθύνσεων Αστυνομίας, συμπληρώνονται και με άλλα έγγραφα (ομαδοποίηση, πίνακες συνημμένων δικαιολογητικών, καταλογιστική απόφαση, 1 - 3 ομαδικές εντολές μετακίνησης, 3 - 9 αποφάσεις ανάληψης υποχρέωσης, 3 - 9 βεβαιώσεις καταχώρησης δαπάνης και αφού ελέγχονται, αποστέλλονται με φυσική αλληλογραφία στο Μερικό Γενικό Διαχειριστή της Γενικής και ακολούθως με φυσική αλληλογραφία στην ΓΔΟΥΕΣ. Φ/φα των επιπλέον δικαιολογητικών τηρούνται στο αρχείο των προαναφερόμενων υπηρεσιών. Παράλληλα, εγκρίνονται και ομαδοποιούνται στην ηλεκτρονική εφαρμογή “Υπομνήματα αστυνομικού προσωπικού” τα στοιχεία της μετακίνησης και λαμβάνεται από την ηλεκτρονική εφαρμογή μοναδικός αριθμός ομαδοποίησης. Επιπλέον, στην εφαρμογή δαπάνες, αφού γίνει το αίτημα δαπάνης και ζητηθούν τα ποσά ανά ΑΛΕ καταχωρείται το ακριβές ποσό η πληρωμή του της δαπάνης και εκτυπώνονται οι βεβαιώσεις καταχώρησης δαπάνης.
4. Οι προκαταβολές και οι εκκαθαρίσεις των υπομνημάτων γίνονται από τους κατά τόπους Διαχειριστές στους τραπεζικούς λογαριασμούς εκάστοτε συναδέλφου, έπειτα από την έκδοση διαταγών μετακίνησης τους.
5. Σε μια τυπική Διεύθυνση Αστυνομίας με 60-80 αποσπασμένους Αστυνομικούς το μήνα κατά μέσο όρο περίπου καθ΄όλο το χρονικό διάστημα, απαιτούνται 3 παλέτες χαρτί (180 κιβώτια) τουλάχιστον μόνο για τα υπομνήματα οδοιπορικών εξόδων, δηλαδή 3.600 Ευρώ. Αν συνυπολογίσουμε τις αποσπάσεις κάθε έτους από σχεδόν όλες τις Διευθύνσεις Αστυνομίας μαζί με το κόστος αναλωσίμων, το κόστος διακίνησης- αποστολής των υπομνημάτων, την καταπόνηση των εκτυπωτικών μηχανημάτων κτλ (χωρίς να συνυπολογίζονται οι εργατοώρες των απασχολούμενων συναδέλφων μας) απαιτούνται περίπου 500.000-600.000 Ευρώ ετησίως αποκλειστικά και μονό για την ολοκλήρωση της διαδικασίας εκκαθάρισης των υπομνημάτων.
ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΜΑΣ ΠΡΟΤΕΙΝΕΤΑΙ:
A). H ψηφιοποίηση διαδικασίας υποβολής-ελέγχου-ενταλματοποίησης των οδοιπορικών εξόδων για τις μετακινήσεις του Αστυνομικού προσωπικού (αποσπάσεις- προσωρινές μετακινήσεις) για την εξοικονόμηση χρόνου και οικονομικών πόρων (δεδομένου ότι για ένα υπόμνημα απόσπασης ενός αστυνομικού για χρονικό διάστημα 3 μηνών απαιτούνται περίπου 100-120 σελίδες Α4). Η δημιουργία νέας εφαρμογής στο POLICE ON LINE ή η τροποποίηση της υπάρχουσας, όπου θα καταχωρούνται όλα τα απαραίτητα στοιχεία ψηφιακά στον πίνακα του υπομνήματος, οι διαταγές θα επιλέγονται ως αποστέλλονται από τις προϊστάμενες υπηρεσίες (σε μορφή PDF) και θα επισυνάπτονται στα συνημμένα δικαιολογητικά ή να υπάρχει διασύνδεση με την εφαρμογή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας γράφοντας μόνο τους αριθμούς πρωτοκόλλου, καθώς επίσης σκαναρισμένα θα επισυνάπτονται όλα τα σχετικά έγγραφα (βεβαιώσεις κτλ). Η επιλογή των σχετικών διαταγών θα επιλέγονται με βάση τον αριθμό μητρώου εκάστοτε συναδέλφου ο οποίος θα αποσπάται ή θα μετακινείται προσωρινά. Ακολούθως, τα υπομνήματα θα υπογράφονται ψηφιακά από τον δικαιούχο συνάδελφο, τον Διοικητή του και τον Διευθυντή της Διεύθυνσης Αστυνομίας, κατά τον ίδιο τρόπο που υπογράφονται οι σηματικές αναφορές (με αποστολή εξαψήφιου κωδικού στο προσωπικό υπηρεσιακό e-mail του καθενός).
Β) Εν συνεχεία, θα ελέγχονται ψηφιακά οι σχετικοί ψηφιακοί πίνακες και τα συνημμένα δικαιολογητικά και θα αποστέλλονται με ηλεκτρονική αλληλογραφία στη ΓΔΟΥΕΣ για ενταλματοποίηση και εκκαθάριση.
Γ) Προτείνεται επίσης, η καταβολή των προκαταβολών αποσπάσεων και προσωρινών μετακινήσεων να γίνονται απευθείας από το αρμόδιο όργανο με έγγραφη ενημέρωση από την εκάστοτε Δ.Α. , όπως συμβαίνει με το Ταμείο Εσωτερικής Ασφάλειας, αφού το ΙΒΑΝ του κάθε συναδέλφου είναι καταχωρημένο στα ατομικά στοιχεία της εφαρμογής POLICE ON LINE, ώστε να απεμπλακούν οι κατά τόπους διαχειριστές να πηγαινοέρχονται καθημερινά με επιταγές για καταβολή προκαταβολών στην Τράπεζα της Ελλάδος.
Δ) Πλέον των ανωτέρω, προτείνεται η τροποποίηση του άρθρου 10 Ν. 4336/2015, το οποίο προβλέπει ότι όταν η απόσταση από την έδρα του μετακινουμένου είναι μεγαλύτερη από εκατόν εξήντα (160) χιλιόμετρα, εφόσον αυτός κινείται με ιδιωτικής χρήσης ή υπηρεσιακό αυτοκίνητο και μεγαλύτερη από εκατόν είκοσι (120) χιλιόμετρα, όταν κινείται με συγκοινωνιακό μέσο, τότε δικαιολογούνται έξοδα διανυκτέρευσης, αλλά να δικαιολογούνται έξοδα διανυκτέρευσης σε κάθε μετακίνηση άνω των (120) χιλιομέτρων από την έδρα του μετακινούμενου ασχέτως με τον τρόπο μετακίνησης του.
Ε) Επίσης, η έγκριση των καθ΄υπέρβαση ημερών ( πέραν των τεσσάρων (4) ημερών το μήνα) στις προσωρινές μετακινήσεις του Αστυνομικού Προσωπικού να γίνεται απευθείας από το αρμόδιο όργανο έκδοσης της σχετικής διαταγής προς αποφυγή της άσκοπης αλληλογραφίας, καθυστέρησης εκκαθάρισης του υπομνήματος, εξοικονόμηση εργατοωρών και ανθρώπινου δυναμικού.
ΣΤ) Επιπλέον, προτείνεται να υπάρξει τροποποίηση της (β) σχετικής και να προστεθεί στην παρ. 1 του άρθρου 5 εδάφιο όπου να προβλέπει αυξημένο αριθμό εκτός έδρας ημερών, ήτοι από 4 σε 8 ή 12 για τους αστυνομικούς που στελεχώνουν τις Διμοιρίες Υποστήριξης Διευθύνσεων Αστυνομίας, καθώς και των ΟΠΚΕ, λόγω των αυξημένων μετακινήσεων συνέπεια των έκτακτων υπηρεσιακών αναγκών, σύμφωνα με το πνεύμα του εδαφ. ιη παρ. 1 άρθρου 5.
Ζ) Γ. Αύξηση ημερήσιας εκτός έδρας αποζημίωσης, η οποία είναι καθηλωμένη στα 29,35 ευρώ, (10.000 δρχ.) από το 1999 με την έκδοση του πδ που προβλέπεται στον ν. 4336/2015 ή νομοθετική ρύθμιση που να προβλέπει ότι μέχρι την έκδοση του πδ του άρθρου 15 της υποπαρ. Δ9 της παρ. Δ του άρθρου 2 του ν. 4336/2015 για την ημερήσια αποζημίωση κατά τις μετακινήσεις των στελεχών των ενόπλων δυνάμεων και των Σωμάτων Ασφαλείας εφαρμόζονται αναλογικά το άρθρο 11 υποπαρ. Δ9 της παρ. Δ του άρθρου 2 του ν. 4336/2015.
Αθήνα, 22 Φεβρουαρίου 2026
Ο Πρόεδρος της Επιτροπής
Οικονομικών & Ασφαλιστικών Θεμάτων Π.Ο.ΑΣ.Υ.
Αναστάσιος ΑΡΑΜΠΑΤΖΗΣ